Vipps, kasse og bank: tre kontroller i dagsoppgjøret

Et godt dagsoppgjør forklarer både hva butikken solgte og hvordan kundene betalte. Vipps-oppgjøret og bankutbetalingen er deler av denne forklaringen, men de erstatter ikke kassegrunnlaget. Lag en kontroll som følger hendelsene gjennom alle tre leddene.

Begynn med å avklare hvilken Vipps-løsning og hvilket kasseoppsett virksomheten faktisk bruker. Registrering av betalingsmåte, oppgjørsintervall og rapportgrunnlag kan variere. Test eget oppsett med en vanlig betaling og en retur før dere endrer rutinene.

Kontroll 1: er betalingsmåten riktig i kassen?

Sammenlign registrert Vipps-salg med betalingsgrunnlaget for samme avgrensning. Se etter betalinger som er registrert som kontant eller kort, eller salg som ble slått inn to ganger. Når betalingsmåten er feil, kan totalsalget se riktig ut samtidig som oppgjøret ikke lar seg avstemme.

Noter tidspunkt, beløp og referanse når du finner et avvik. Unngå en praksis der ansatte retter totalsummen uten å beskrive hva som skjedde.

Kontroll 2: er refusjonen med i begge spor?

En vare som tas i retur og en refusjon er nært knyttet sammen, men ikke nødvendigvis registrert samtidig. Avklar hvem som kontrollerer at begge deler er fullført. En kundes skjermbilde bør heller ikke være eneste grunnlag for å avgjøre hva som skjedde i bedriftens betalingssystem.

Kontroll 3: forklar bankutbetalingen

Finn hvilke oppgjør bankbeløpet gjelder. Ta høyde for at utbetalingsdato og salgsdato kan være forskjellige, og bruk leverandørens underlag for gebyrer og korreksjoner.

Et tenkt avvik på 450 kroner kan bestå av flere hendelser. Hvis du leter bare etter ett salg på akkurat 450 kroner, kan du overse både et feilregistrert salg og en refusjon som delvis opphever hverandre. Kontroller derfor hendelser og totalsum hver for seg.

Fordel kontrollen på to tydelige oppgaver

Den som avslutter kassen bør dokumentere dagens kjente avvik. Den som følger regnskapet bør avstemme underlaget mot oppgjør og bank. Skriv hvordan et åpent punkt skal overleveres mellom dem.

Miti kan hjelpe med krav, valg og innføring av kassearbeidsflyter. ReAI er en mulig del av regnskapsoppsettet, men støtte for den konkrete kassen, avtalen og betalingsmåten må bekreftes. Den mest verdifulle forbedringen er ofte en enklere kontroll og et tydelig ansvar, før dere legger til mer teknikk.

Fortsett med neste oppgave

Les også vipps-oppgjør i kasse.

Du kan også lese om Vipps som betalingsmåte i kassen.