Vipps i kassasystem

Når kunden betaler med Vipps ved kjøpet i en fysisk butikk eller et serveringssted, er det normalt kontantsalg etter bokføringsreglene. Kontantsalg omfatter også kort og mobilbetaling; begrepet betyr ikke bare sedler og mynter.

Vipps erstatter ikke kassasystemet

Hovedregelen er at kontantsalget registreres i et kassasystem med produkterklæring. Det finnes særskilte unntak, men en Vipps-konto er ikke i seg selv et slikt unntak. Se Skatteetatens veiledning om inntekter.

En betalingsbekreftelse viser at penger er overført. Den erstatter ikke nødvendigvis salgsdokumentasjonen med varelinjer, MVA og øvrige kvitteringskrav. Registrer riktig betalingsmiddel, og sørg for at kassekvitteringen viser salget.

Kontroller betalingssvaret før salget lukkes

1. Registrer varene og riktig MVA-behandling i kassen.
2. Opprett betalingen med beløp og referanse knyttet til salget.
3. Kontroller bekreftelsen hos betalingsleverandøren.
4. Fullfør salget og gjør kvitteringen tilgjengelig.
5. Avstem betalingene mot leverandørens oppgjørsrapport og bank.

Et skjermbilde på kundens telefon er et svakt kontrollgrunnlag. Ved forsinket svar må den ansatte kunne finne opprinnelig betalingsstatus før en ny betaling forsøkes. Ellers kan kunden betale dobbelt.

Eksempel på dagsoppgjør

Kassen viser 5 000 kroner i Vipps-salg. Oppgjørsrapporten viser samme brutto salg, 100 kroner i gebyrer og 4 900 kroner til bank. Da er ikke differansen på 100 kroner manglende omsetning; den må dokumenteres som gebyr etter avtalen. Tallene er et regneeksempel, ikke Vipps-priser.

Oppgjørsdato kan avvike fra salgsdato. Bruk Vipps-oppgjør i kasse og Z-rapporten for å finne hvilke transaksjoner som hører sammen.

Test returer og delbetalinger

En retur skal kunne spores til det opprinnelige salget og riktig betalingsreferanse. Ved delt betaling må summen av betalingsmidlene stemme med kvitteringen. Test også hva som skjer når en betaling avvises eller får svar etter at den ansatte har forsøkt en annen betalingsmåte.

Ved vurdering av Miti må den konkrete Vipps-integrasjonen, avtalen, produkttypen og støttede returfunksjoner avklares i demonstrasjonen. Meld interesse for Miti med en beskrivelse av dagens betalingsflyt. Guiden beskriver hva løsningen bør kunne dokumentere; den bekrefter ikke en bestemt leverandørintegrasjon.

Når svaret kommer etter et nytt forsøk

Bestem på forhånd hva den ansatte gjør ved tidsavbrudd. Et uavklart betalingsforsøk bør kunne finnes igjen med referansen til salget før kunden belastes på nytt. Se rutinen for forsinket betalingssvar for kontrollpunktene.

Ved mulig dobbeltbetaling må begge betalingsreferansene undersøkes. Dokumenter hvilken betaling som beholdes og hvordan en eventuell tilbakebetaling utføres. Kontroller deretter at kassens salg, leverandørens transaksjoner og bankoppgjøret kan forklares samlet. En rabatt eller sletting av salget er ikke en god erstatning for å avklare betalingshendelsen.