Miti guide
Når en ansatt slutter: steng kassatilgangen uten å miste historikken
Å fjerne navnet fra vaktlisten stenger ikke nødvendigvis tilgangen til kasse og betaling. Bruk en samlet avslutningsrutine.
Neste steg
Se om kasserutinene kan bli enklere.
Miti hjelper dere å få salg, betaling, rapporter og regnskap til å fungere i en avtalt arbeidsflyt.
En ansatt har siste vakt fredag, men kan fortsatt åpne kasseportalen fra en privat telefon mandag. Dette skjer når personaloversikten og systemtilgangen behandles som samme ting. Avslutt tilgangen i hvert system, og bevar historikken som forklarer tidligere handlinger.
Rutinen gjelder både faste ansatte, vikarer og eksterne som fikk midlertidig hjelpemiddeltilgang. Den konkrete fremgangsmåten må sjekkes med leverandørene dere faktisk bruker.
Kartlegg mer enn brukeren på selve kassen
En medarbeider kan ha flere roller: kassabruker, lokal administrator, tilgang til betalingsterminalens portal og mottaker av oppgjørsrapporter. Lag oversikten før siste arbeidsdag, slik at én person kan følge saken til den er ferdig.
| Tilgang | Hva ansvarlig bør kontrollere |
|---|---|
| Personlig kassabruker | Kan brukeren fortsatt logge inn eller godkjenne retur? |
| Administrasjonsportal | Er leder- og eksportrettigheter avsluttet? |
| Betalingsportal | Er tilgang til oppgjør og innstillinger fjernet? |
| Felles kode eller nøkkel | Må den endres fordi flere kjenner den? |
| Rapportmottak | Sendes driftsopplysninger fortsatt til feil adresse? |
En felles kode kan kreve endring selv om den personlige brukeren er deaktivert. Avklar samtidig hvem som skal ha legitim tilgang etterpå, så butikken ikke mister nødvendig beredskap ved stenging.
Deaktiver bruker, behold referansen
Tenk at en medarbeider godkjente en retur torsdag og sluttet fredag. Returen kan fortsatt bli undersøkt i neste ukes oppgjør. Historikken bør vise hvem som handlet på det tidspunktet, selv om vedkommende ikke lenger kan logge inn.
Ikke erstatt tidligere medarbeidernavn med en nyansatts navn eller slett transaksjonstilknytningen for å rydde brukerlisten. Avklar leverandørens løsning for deaktivering og oppbevaring av nødvendige logger. Begrens tilgangen til historikken, og vurder lagring etter formål og gjeldende plikter.
Gjør en faktisk kontroll etter stenging
La en ansvarlig verifisere avslutningen i brukeroversikten og relevante portaler. Bruk leverandørens revisjons- eller tilgangsvisning der den finnes. Ikke be den tidligere ansatte sende sitt passord som bevis.
Noter tidspunkt, utførende og gjenstående tiltak. Hvis en integrasjon bruker en personlig konto, må dere avklare en egnet virksomhetsstyrt løsning før kontoen avsluttes. Ellers kan et tilgangstiltak utilsiktet stoppe rapporteringen.
Bruk samme prinsipp ved rollebytte
En medarbeider som går fra butikksjef til ekstrahjelp, trenger også ny vurdering av rettigheter. Les om lokal administrator i kassasystemet og lagerstyring.
Miti hjelper virksomheter med kassasystemer og arbeidsflyt. Beskriv dagens tilgangsproblem med systemnavn og roller, uten passord eller kundedata. Målet er en avgrenset gjennomgang av det dere bruker, ikke å bytte hele løsningen før behovet er kartlagt.
Les videre
Flere guider om kassasystem
30-dagers plan for betaling med kort, Vipps og kontant
Gjør betaling med kort, Vipps og kontant konkret med et beslutningsgrunnlag som kan kontrolleres, fordeles og følges opp.
Les mer Guide30-dagers plan for dagsoppgjør fra kasse til regnskap
Gjør dagsoppgjør fra kasse til regnskap konkret med et beslutningsgrunnlag som kan kontrolleres, fordeles og følges opp.
Les mer Guide30-dagers plan for drift når nettet faller ut
Gjør drift når nettet faller ut konkret med et beslutningsgrunnlag som kan kontrolleres, fordeles og følges opp.
Les mer